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6 wichtige KPIs für Einkauf und Lagerverwaltung

Nov 21, 2022

Als Einkaufsleiter und/oder Einkäufer möchten Sie Einblicke in die Leistung Ihrer Produkte. Kaufen Sie die richtigen Produkte? Und kaufen Sie…
Als Einkaufsleiter und/oder Einkäufer möchten Sie Einblicke in die Leistung Ihrer Produkte. Kaufen Sie die richtigen Produkte? Und kaufen Sie diese Produkte zum richtigen Zeitpunkt beim besten Lieferanten ein? Leider arbeitet die Zeit oft gegen Sie, wenn es darum geht, die richtigen Daten zu erhalten und zu verfolgen. Um die Leistung Ihrer Produkte sicht- und messbar zu machen, können Sie KPIs festlegen. Was sind KPIs? Wie legen Sie diese Metriken fest? Lesen Sie in diesem Blog, warum KPIs so wichtig für Ihre Einkaufsabteilung sind und erhalten Sie sechs Beispiele und Formeln zu wichtigen Einkaufs-KPIs.

Was sind KPIs und welche Kriterien sollten sie erfüllen?

Ein KPI – Key Performance Indicator – ist eine Kennzahl zur Messung der Leistung innerhalb eines Unternehmens und/oder einer Geschäftseinheit. Die Einrichtung von KPIs kann Ihnen helfen, die richtigen Daten aus Ihrem Quellsystem auszuwählen und sie in konkrete Ziele für strategische Geschäftsziele umzuwandeln. Durch das Festlegen von Bestands- und Einkaufs-KPIs erhalten Sie Einblick in die Leistung des Einkaufs und der Bestandsverwaltung Ihres Unternehmens.

Image blog purchasing KPIs first paragraph

KPI-Kriterien

Nachfolgend finden Sie zwei wichtige Kriterien, die ein KPI erfüllen sollte.

SMART – Damit ein KPI funktioniert, muss er spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und aktuell (SMART) sein.

Strategisch – Verknüpfen Sie einen KPI mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Indikatoren kennen und wissen, wie sie ihre Arbeit beeinflussen.

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6 Beispiele für Einkaufs- und Lagerverwaltungs-KPIs

Die folgenden sechs Beispiele und Formeln für Einkaufs- und Bestandsverwaltungs-KPIs ermöglichen es Ihnen, die Produktleistung und die Effizienz Ihres Einkaufsprozesses zu verfolgen.

1. Durchschnittlicher Lagerwert

Messen Sie Ihren durchschnittlichen Lagerwert (z. B. in Euro) und vergleichen Sie ihn mit Ihrem Umsatz, um Trends zu überwachen. Darüber hinaus können Sie diesen KPI verwenden, um zu analysieren, ob Sie zu viel Geld in Überbeständen gebunden haben. Beachten Sie, dass dieser KPI immer einen bestimmten Zeitpunkt widerspiegelt und keine Saisonabhängigkeit berücksichtigt.

Durchschnittlicher Lagerwert pro Monat = (Lagerwert am Monatsanfang / Lagerwert am Monatsende) / 2

2. Das Verhältnis der Lagerkosten zu den Kosten der verkauften Waren

Dieser KPI vergleicht die Kosten der zu einem bestimmten Zeitpunkt gehaltenen Lagerbestände mit den Kosten der in einer früheren Periode verkauften Lagerbestände. Im Allgemeinen ist es besser, wenn die Kosten für Ihren Lagerbestand im Vergleich zu den Umsatzkosten nicht zu hoch sind. Das würde darauf hindeuten, dass Sie mehr Lagerbeständeals nötig halten und Anpassungen erforderlich sind, um einen gesunden Lagerwert zu erreichen. Dieser KPI zeigt auf hohem Niveau, ob Bestand und Umsatz im Gleichgewicht sind. Die Metrik kann jedoch zu einfach sein, wenn es einen klaren Grund gibt, warum Sie – vorübergehend – mehr Lagerbestände halten. Zum Beispiel aufgrund von Saisonverkäufen und/oder langen Lieferzeiten Ihrer Lieferanten.

Das Verhältnis der Lagerkosten zu den Kosten der verkauften Waren = Lagerkosten / Lagerkosten verkauft

3. Die Fluktuationsrate in Tagen

Die Umschlagshäufigkeit zeigt – in Tagen – wie schnell sich Produkte aus Ihrem Lager verkaufen. Eine geringere Anzahl von Tagen ist im Allgemeinen besser, da sie zeigt, welche Produkte beliebt sind, was weniger Lagerhaltungskosten bedeutet. Beachten Sie jedoch, dass sich einige Produkte naturgemäß langsamer verkaufen, sodass Sie möglicherweise unterschiedliche KPI-Ziele für die verschiedenen Produkttypen benötigen. Zum Beispiel bewegen sich Luxusartikel im Allgemeinen langsamer, aber das bedeutet nicht unbedingt, dass sie unterdurchschnittlich abschneiden. Dieser KPI zeigt, ob Sie die richtige Einkaufsstrategie haben und ob Einkauf und Vertrieb gut miteinander kommunizieren.

Die Umschlagshäufigkeit in Tagen = (durchschnittlicher Lagerwert im Monat (siehe KPI 1) / Wareneinsatz im Monat) x Anz. Tage im Monat

4. Rückstandsprozentsatz

Der Rückstandsprozentsatz ist der Prozentsatz der Bestellungen in einem bestimmten Zeitraum, die möglicherweise verzögert wurden, weil ein Produkt nicht auf Lager war. Im Allgemeinen wird ein niedrigerer Wert bevorzugt, da Lieferrückstände zu Verzögerungen für Ihren Kunden führen können. Dieser KPI gibt auch an, ob Ihr Einkauf proaktiv oder reaktiv auf die Kundennachfrage ausgerichtet ist. Eine zu niedrige Einstellung des Indikators kann Käufer jedoch dazu verleiten, zu viele Lagerbestände zu kaufen. Dies führt zu überhöhten Lagerhaltungskosten und möglicherweise zu Überbeständen und/oder Abschreibungen.

Rückstandsprozentsatz in % = (Die Anzahl der verzögerten Bestellungen aufgrund von Rückständen / Gesamtzahl der aufgegebenen Bestellungen) x 100

5. Bestelllaufzeit in Tagen

Messen Sie die durchschnittliche Zeit zwischen der Annahme einer Kundenbestellung und dem Versand dieser Bestellung, um zu überprüfen, wie effizient Ihr Bestellprozess ist. Idealerweise strebt Ihr Unternehmen danach, die Auftragsdurchlaufzeit so kurz wie möglich zu halten. Wenn Sie die Ergebnisse über einen längeren Zeitraum verfolgen, können Sie sie mit Ihren Geschäftszielen vergleichen und sehen, wie sich Ihr Bestell- und Kaufprozess entwickelt. Dies ist in erster Linie ein Indikator für die Effizienz des Auftragsabwicklungsprozesses, aber ein langer Zyklus kann auch ein Indikator für mangelnde Lagerverfügbarkeit sein.

Bestellzykluszeit in Tagen (für alle Bestellungen in einem Monat) = (Datum, an dem der Kunde die Bestellung erhalten hat – Datum, an dem der Kunde die Bestellung aufgegeben hat) / Gesamtzahl der versandten Bestellungen

6. Service-Level-Prozentsatz

Die Messung dieser Kennzahl zeigt Ihnen, wie viel Prozent der in einem Monat eingegangenen Verkaufsaufträge in einem Monat geliefert wurden. Ein Servicegrad von 95 % bedeutet beispielsweise, dass Sie die Kundennachfrage für 95 von 100 Bestellungen erfüllen können. Wie oben, weist ein niedriger Prozentsatz normalerweise auf ein Problem im Bestellabwicklungsprozess hin, kann aber auch ein Indikator für mangelnde Lagerverfügbarkeit sein.

Servicelevel pro Monat = (Anzahl der gelieferten Bestellungen / Anzahl der erhaltenen Bestellungen) x 100

Indem Sie diese Einkaufs- und Bestandsverwaltungs-KPIs überwachen, Trends verfolgen und klare Aktionspläne für Minderleistungen erstellen, können Sie nicht nur Ihre Lagerbestände ausgleichen, sondern sie auch an Ihren Verkaufs- und Kundenzufriedenheitszielen ausrichten.

Einkaufskennzahlen geben Struktur und Richtung vor

KPIs können Ihrem Geschäftsbetrieb und Ihrer Bestandsverwaltung Struktur und Richtung geben. Diese Metriken stellen sicher, dass Sie Daten in konkrete, messbare und strategische Ziele umwandeln. Und sie ermöglichen Ihnen einen Einblick in die Leistung Ihrer Produkte und Kaufentscheidungen. Einkaufsoptimierungssoftware wie die von Optiply entwickelte Software ermöglicht es Ihnen als Einkäufer, sich auf Bereiche zu konzentrieren, in denen der menschliche Input den Unterschied ausmacht. Durch die Integration von Automatisierung in Ihren Einkaufsprozess gewinnen Sie beispielsweise Zeit für das Setzen und Verfolgen von KPIs. Dadurch können Sie Ihren Lagerbestand im Gleichgewicht halten und Kaufentscheidungen verbessern. Letztendlich kann dies zu weniger entgangenen Verkäufen, höherer Kundenzufriedenheit und – was noch wichtiger ist – zu steigenden Geschäftseinnahmen führen.

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