5 Gründe, einen Beschaffungsplan zu erstellen und sich als Einkäufer an der Budgetierung zu beteiligen

Viele E-Commerce-Unternehmen werden um diese Jahreszeit mit der Erstellung von Prognosen und Budgets für 2023 beginnen. Als Einkäufer sind Sie möglicherweise bereits stark in diesen Prozess involviert. Alternativ erhalten Sie möglicherweise im Dezember ein Budget, das einschränkt, was Sie wann einkaufen können. Wenn das Budget nicht ausreicht oder die Saisonabhängigkeit nicht berücksichtigt wird, könnte dies im nächsten Jahr zu einem Problem werden, wenn Sie die benötigten Lagerbestände nicht kaufen können. In diesem Blog können Sie mehr über die Bedeutung der Beschaffungsplanung lesen. Finden Sie fünf Gründe, warum Sie einen Beschaffungsplan aufstellen sollten und was passieren kann, wenn Sie nicht in den Finanzbudgetierungsprozess involviert sind.

Der Beschaffungsplanungsprozess leitet die Entscheidungsfindung in Ihren Einkaufsvorgängen. Der Beschaffungsplan erstreckt sich über einen kurzen Zeitraum (normalerweise ein Jahr) und umfasst die folgenden Elemente:

 

• Analyse der aktuellen Einkaufssituation – stellen Sie sicher, dass Sie beispielsweise die Performance Ihrer Produkte mit Hilfe eines datengetriebenen Einkaufstools analysieren können.
• Budget – Das Budget legt die Einkaufsausgaben für einen bestimmten Zeitraum fest.
• Implementieren Sie die Einkaufsstrategie – erstellen Sie einen Bottom-up-Plan, was wann, von welchen Lieferanten und zu welchem Preis gekauft werden soll.
• Rollen und Verantwortlichkeiten – Dokumentieren Sie die Verantwortlichkeiten aller Personen, die an den Einkaufsvorgängen in Ihrem Unternehmen beteiligt sind.

Was sind die Fallstricke des Betriebs ohne Beschaffungsplan?

In Unternehmen ist ein Beschaffungsplan – verständlicherweise – nicht jedermanns Hauptpriorität. Insbesondere kurz nach der Gründung Ihres Unternehmens oder in den ersten Jahren während des Wachstums ist der Kaufprozess wahrscheinlich ad hoc und abhängig von verfügbaren Mitteln zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wenn Sie jedoch größer werden und Ihren Betrieb skalieren möchten, ist der Beschaffungsplan unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie proaktiv die Höhe des für Lagerbestände verfügbaren Budgets kontrollieren. Fallstricke des Betriebs ohne einen richtigen Plan können sein:

 

• Falsche Kaufentscheidungen können zu Überbeständen und gebundenen Barmitteln führen.
• Sie haben nicht das Geld, um Produkte zu kaufen, wenn Sie sie brauchen.
• Es ist schwierig, mit anderen Stakeholdern innerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten.
• Risiko von kurzfristigen Fehlbeständen aufgrund von Ad-hoc-Einkäufen.
• Es ist schwieriger, eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten aufzubauen, da Sie sich nicht im Voraus auf Ausgaben festlegen können.

5 Gründe, warum ein E-Commerce-Einkäufer Zeit für die Erstellung eines Beschaffungsplans aufwenden sollte

Der Beschaffungsplan verbessert die Effizienz und Interaktion mit den anderen Fachabteilungen. Nachfolgend finden Sie fünf Gründe, warum Sie Ihre Zeit als Einkäufer damit verbringen sollten, an einem Beschaffungsplan zu arbeiten und sich an der Budgetierung zu beteiligen.

1. Verwalten Sie die Ausgaben pro Periode in einem Jahr

Der Beschaffungsplan ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben als Einkaufsabteilung zu verwalten. Wenn Sie ein Budget planen und erstellen, können Sie dieses beim Kauf als Referenz verwenden. Die Arbeit mit einem Budget gibt Ihnen als Einkäufer klare Richtlinien.

2. Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

Insbesondere die Zusammenarbeit mit den Finanz- und Managementteams wird sich verbessern, wenn Sie mit einem Beschaffungsplan arbeiten. Das Budget innerhalb des Plans ermöglicht es dem Finanzteam, die Ausgaben zu verwalten und zu kontrollieren, und speist die Gespräche zwischen den beiden Teams.

3. Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten

Die Planung ermöglicht es, in die Beziehung zu Ihren wichtigsten Lieferanten zu investieren. Wenn Sie ihnen für einen bestimmten Zeitraum einen Hinweis auf Ihre Einkäufe geben können, ermöglichen Sie ihnen, sich zu organisieren und Dinge in der Lieferkette weiter oben zu arrangieren.

4. Steigern Sie Ihre Einkaufsvorgänge

Sie wollen Ihren Einkauf nachhaltiger gestalten? Und Sie wollen skalieren? Konzentrieren Sie sich mehr auf die Automatisierung und fügen Sie datengesteuerte Lösungen hinzu, um Ihren Betrieb zu skalieren. Indem Sie Ihren Einkaufsprozess weniger zeitaufwändig und manuell gesteuert gestalten, gewinnen Sie Zeit, um an einem Beschaffungsplan zu arbeiten und am Budgetierungsprozess beteiligt zu sein.

5. Setzen Sie klare Beschaffungsziele

Indem Sie Ihre Einkaufsstrategie in den Beschaffungsplan integrieren, können Sie die Strategie mit klaren Zielen verknüpfen. Legen Sie KPIs fest, um die Leistung Ihrer Produkte und/oder Kaufentscheidungen zu messen, und aktualisieren Sie Ihren Plan entsprechend den Ergebnissen.

Planen und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Wachstum vor

Der Beschaffungsplan sollte Teil Ihrer Einkaufsaktivitäten sein, die Sie jährlich – oder regelmäßig – aktualisieren. Besonders nach dem Sommer, wenn Sie über ein halbes Jahr an Daten haben, ist es ein guter Zeitpunkt, um mit der Planung zu beginnen – nicht nur für die kommenden arbeitsreichen Monate, sondern auch für das nächste Jahr. Genaue Daten aus einem datengesteuerten Einkaufsmodul geben Ihnen Einblicke in die Produktleistung, Kaufentscheidungen und Prognosen, um Ihren Beschaffungsplan zu verbessern.

Außerdem können Sie mit dem Beschaffungsplan Anreize für Ihre Beziehung zu internen und externen Stakeholdern schaffen. Wenn Sie der Finanzabteilung oder der Verwaltung keinen Plan vorlegen, was Sie wann ausgeben wollen, kann es sein, dass Sie feststellen, dass keine Mittel zur Verfügung stehen. Darüber hinaus erweist es sich als effektiv, Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten zu verbessern, da Sie sie im Voraus über Ihre geplanten Einkäufe informieren können, sodass sie sich organisieren und die besten Preise aushandeln können.