Eine erfolgreiche Einkaufsstrategie in 4 Schritten

Oct 29, 2020

Wenn Sie Inhaber eines Webshops sind, dann sollten Sie zu Ihren Kunden niemals nein sagen müssen. Im Idealfall haben Sie genau die richtigen Produkte auf Lager, um die Nachfrage zu decken. Sie wollen schließlich nicht zu viel in ein unnötig großes Lager investieren, weil das Geld besser für nützliche Dinge wie SEO-Optimierung und Marketing ausgegeben würde. Allerdings bleibt die Herausforderung, wie man eine möglichst ausgewogene Einkaufsstrategie erreichen kann. Dieser Schritt-für-Schritt-Plan wird Ihnen auf Ihrem Weg helfen.

Der Kompromiss

Ein “Nein” zu verkaufen ist für Ihren Webshop katastrophal. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Ihnen die Kunden davonlaufen, und beim Konkurrent einkaufen. Sie können das Verbraucherverhalten leider nicht genau vorhersagen, so dass Sie einen sicheren Lagerbestand benötigen.

Mit einem prall gefüllten Lager müssen Sie nie wieder ein “Nein” verkaufen, aber woher nehmen Sie das Geld, um die Produkte zu kaufen? Wo bekommen Sie so viel Lagerraum her? Wenn Sie die Produkte am Ende nicht verkaufen, ist es zudem ein unnötiges Risiko, so viel Lagerplatz zu haben. Als Webshop-Besitzer liegt es an Ihnen, die perfekte Entscheidung, die perfekte Einkaufsstrategie zu treffen. Mit anderen Worten: genug Lagerbestand, um liefern zu können, ohne zu viel zu kaufen.

Herausforderung angenommen?

Sie sollten realistisch sein und verstehen, dass die Waagschale nie perfekt ausgewogen sein wird, aber natürlich können Sie dies anstreben. Gelingt es Ihnen, Einkauf und Verkauf so gut wie möglich auszubalancieren, dann haben Sie den Grundstein für ein (finanziell) gesundes Unternehmen gelegt.

Schritt 1: Unterteilen Sie Ihre Produkte in Kategorien

Im ersten Schritt zu einer erfolgreichen Einkaufsstrategie müssen Sie Ihr Sortiment in zwei oder drei Kategorien einteilen, je nach Größe des Angebots. Verkaufen Sie 50 verschiedene Produkte? Dann können Sie es mit zwei Kategorien tun: Kategorie A und Kategorie B. Mehr als 200 verschiedene Produkte? Dann verwenden Sie drei Kategorien: A, B und C.

Unterteilen Sie die Produkte in Ihrem Angebot auf die verschiedenen Kategorien. Die am besten verkauften Produkte, die Runner, kommen in Kategorie A. Die umsatzstarken Produkte, die Soft Runner, kommen in Kategorie C (oder B für ein kleineres Warensortiment). Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, was die Runner und Soft Runner sind. Als Richtlinie legen Sie die 5% meistverkauften Produkte in Kategorie A, die nächsten 25% in Kategorie B und die 70% nur verkauften Produkte in Kategorie C. Sie können sowohl die Zahlen als auch den Beitrag zum Gesamtumsatz betrachten. In der Regel machen die 5% meistverkauften Produkte oft 70% des Umsatzes aus. Wenn Sie erst am Anfang stehen, dann schauen Sie sich zunächst Ihre Verkaufszahlen an und ordnen Sie die besten 5% Ihres Sortiments der Kategorie A zu.

Schritt 2: Ermitteln Sie den Mindestbestand pro Produkt

Nach der Aufteilung der Runner und Soft Runner in die Kategorien wird in Schritt 2 der Mindestbestand pro Produkt festgelegt. Der Mindestlagerbestand pro Produkt hilft Ihnen, rechtzeitig eine neue Bestellung bei Ihren Lieferanten aufzugeben, so dass Sie Ihre Kunden immer beliefern können. Denn eine bei einem Lieferanten aufgegebene Bestellung wird nicht innerhalb von fünf Minuten in Ihrem Lager sein. Der Mindestlagerbestand pro Produkt ist die Antwort auf die Frage: wie viele Produkte verkaufe ich in der Zeit, die meine neue Lieferung bis zum Eintreffen braucht?

Der Lieferant der Kaffeebecher, die Sie in Ihrem Webshop verkaufen, hat zum Beispiel eine Lieferzeit von 7 Tagen. Pro Tag verkaufen Sie 3 bis 10 Kaffeebecher. Der Mindestlagerbestand der Kaffeebecher beträgt in diesem Beispiel 70 Stück. Denn: Von dem Moment an, in dem Sie neue Kaffeebecher bestellen, dauert es weitere sieben Tage, bis die Becher ausgeliefert werden. In diesen sieben Tagen werden Sie im günstigsten Fall 70 Tassen verkaufen. Anders ausgedrückt: In dem Moment, in dem sich der Vorrat an Kaffeebechern auf 70 Stück reduziert hat, ist der endgültige Zeitpunkt für die Bestellung neuer Tassen. Wenn Sie dies nicht tun, laufen Sie Gefahr, dass Sie ein “Nein” verkaufen müssen.

Bei der Ermittlung des Mindestbestellbestands ist es sinnvoll, zumindest für die Kategorie A, die Runner, eine sichere Marge zu halten. Schließlich ist das Risiko, dass Sie diese Bestände nicht mehr verkaufen werden, gering. Bei den Kaffeebechern, einem Runner in Ihrem Sortiment, berücksichtigen Sie das günstigste Szenario, und zwar: Während sieben Tagen verkaufen Sie pro Tag 10 Kaffeebecher. Für die Kategorie B könnten Sie zum Beispiel 9 und für die Kategorie C sogar 8 oder 7 wählen.

Schritt 3: Ermitteln Sie die Bestellmenge pro Produkt
Sobald Sie den Mindestlagerbestand kennen, in dem Sie neue Produkte bestellen können, können Sie sich entscheiden, wie viel Sie kaufen möchten. In Anbetracht der Risiken und des Platzbedarfs sollten Sie so oft wie möglich bestellen und so wenig Bestand wie möglich in Ihrem Lager haben. Wenn der Lieferant Ihrer Produkte gleich um die Ecke ist und die Bestellung kostenlos liefert, wird dieser Drachen sicher fliegen. Ein in China ansässiger Lieferant oder attraktive Mengenrabatte könnten Sie dazu drängen, weniger oft, aber in größeren Mengen zu bestellen. Dazu müssen Sie ständig die Lagerkosten und die Bestellkosten gegeneinander abwägen. Sie sind bereits recht gut dabei, wenn Sie dies grob abschätzen können, doch im nächsten Blog werden wir Ihnen zeigen, wie Sie dies genauer bestimmen können.

Schritt 4: Analysieren und anpassen

Der letzte Schritt ist ein ständiger Prozess. Unmittelbar nachdem Sie den Auftrag auf der Grundlage der ersten drei Schritte erteilt haben, ist es entscheidend, die Ergebnisse kontinuierlich zu analysieren. Gehören die Produkte noch in die richtige Kategorie? Ist der Mindestbestand noch korrekt? Oder kann ich ihn auf der Grundlage der neuesten Verkaufszahlen ändern? Wurde die Bestellmenge richtig geschätzt? Sind Sie bei einem Produkt der Kategorie C immer noch dem Risiko ausgesetzt, dass Ihr Lagerbestand zu Ende geht? Dann ist es vielleicht ratsam, in dieser Kategorie noch defensiver zu kaufen oder umgekehrt. Kurz gesagt: Drehen Sie an diesen Knöpfen und nehmen Sie Anpassungen vor!

Ziel des letzten Schrittes ist es, die Waage mehr und mehr auszubalancieren. Wenn Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen können und nicht bereit sind, die Software zu benutzen, dann überlegen Sie sich, ein Excel-Sheet zu erstellen, um einen genauen Überblick zu behalten.

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