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5 Tipps zur Optimierung Ihres Einkaufsprozesses

Mai 13, 2022

Der Beschaffungsprozess ist einer der wichtigsten Teile Ihres Unternehmens, aber er erweist sich oft als zeitaufwändig und schwierig zu warten.…
Der Beschaffungsprozess ist einer der wichtigsten Teile Ihres Unternehmens, aber er erweist sich oft als zeitaufwändig und schwierig zu warten. Wenn Sie Teile Ihres Einkaufsprozesses nicht automatisiert haben, Sie wenig Kontrolle über die Bestandsverwaltung haben und nach Gefühl kaufen, ist es schwierig, die Kontrolle über Ihren Einkauf zu behalten. In diesem Blog verraten wir Ihnen, warum es so wichtig ist, Ihren Einkaufsprozess zu optimieren. Wir erklären, was ein guter Einkaufsprozess erfüllen muss, zeigen, was ein optimierter und teilautomatisierter Einkaufsprozess bringt und geben fünf Tipps, mit denen Sie den Prozess sofort verbessern können.

Was ist ein guter Einkaufsprozess?

Als Einkäufer sind Sie es vielleicht gewohnt, den Bestand mit einer Min/Max-Strategie und nach Bauchgefühl zu managen. Sie arbeiten mit Excel Excel als wichtigstem Werkzeug, um Daten über Ihre Lagerbestände und Verkaufszahlen zu speichern.

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Bei diesem Ansatz ist es jedoch unwahrscheinlich, dass Ihnen alle Informationen und Kennzahlen zur Verfügung stehen, um genaue und effiziente Kaufentscheidungen zu treffen. Ein guter Beschaffungsprozess sammelt alle relevanten Daten im Unternehmen, berücksichtigt die Restriktionen der Lieferkette und orientiert sich an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens. Im Folgenden gehen wir auf die Schritte und Ebenen innerhalb des Kaufprozesses ein und nennen drei Merkmale eines „guten“ Kaufprozesses.

6 Schritte des Kaufprozesses

1. Angabe des Einkaufsbedarfs
2. Auswahl eines Lieferanten
3. Beauftragung eines Lieferanten
4. Aufgabe einer Bestellung
5. Überwachung der korrekten Lieferung
6. Auswertung der Bestellung und Lieferung

3 Ebenen innerhalb des Kaufprozesses

Die Aufgaben des Einkaufsprozesses lassen sich in drei Ebenen einteilen:

 

  • Strategisch – diese Rolle überwacht die Beschaffungsstrategie, richtet die Beschaffungsprozesse ein und überwacht die taktischen und operativen Ebenen.
  • Taktisch – Diese Funktion deckt die ersten drei Schritte des Beschaffungsprozesses ab: Ermittlung der Marktnachfrage und Kontaktaufnahme mit Lieferanten.
  • Operativ – Diese Funktion führt die letzten drei Schritte des Kaufprozesses aus: effektive Bestellung von Produkten, Überprüfung von Sendungen und Kundendienst.

3 Merkmale eines guten Einkaufsprozesses

Die Definition eines „guten“ Einkaufsprozesses ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Die Art der Produkte, die Sie verkaufen, der Umfang, in dem Sie Produkte verkaufen, und wie komplex und lang Ihre Lieferkette ist, sind Dinge, die den Kaufprozess beeinflussen. Nachfolgend listen wir drei Eigenschaften auf, die in fast jedem Kaufprozess eine wichtige Rolle spielen.

 

  1. Robust – Der Beschaffungsplan wird durch einen klar dokumentierten Beschaffungsprozess unterstützt, der allen Teams mitgeteilt wird. Halten Sie den Prozess aufrecht und verhindern Sie, dass jede Abteilung ihre eigenen, potenziell widersprüchlichen Aufträge erstellt.
  2. Flexibel – Stellen Sie einen agilen und flinken Beschaffungsprozess sicher, der es Ihnen ermöglicht, Änderungen in der Lieferkette wie Produktions- und Transportproblemen und/oder Handelsblockaden zwischen Ländern standzuhalten.
  3. Proaktiv – lassen Sie Ihre Käufer mit Ihren Verkäufern zusammenarbeiten und stellen Sie den Einkauf in den Mittelpunkt der Organisation. Halten Sie taktische und operative Ausführung getrennt, damit Sie nicht zwischen Aktion und Reaktion verfallen und versuchen, Daten auf Mikroebene zu interpretieren. Sie möchten, dass menschliche Eingaben den Daten ein Gefühl verleihen.

Was bringt ein guter Einkaufsprozess?

Durch den Einsatz von Automatisierung, wie z. B. Bestandsoptimierungssoftware, können Sie auf der Seite des operativen Einkaufs Zeit sparen. Lassen Sie Ihre Einkäufer sich auf die Dinge konzentrieren, bei denen menschliches Handeln den Unterschied ausmacht – Verhandlungen mit Ihren Lieferanten, Organisation von Bestandsaufzeichnungen und Analyse wesentlicher Bestands-KPIs . Ein guter Einkaufsprozess ermöglicht es Ihnen, effizienter einzukaufen. Das zahlt sich in Form eines ausgewogenen Lagerbestands, geringerer Einkaufskosten und letztendlich steigender Umsätze aus.

5 Tipps zur Optimierung Ihres Einkaufsprozesses

Mit einem optimierten Einkaufsprozess können Sie sich vom Kauf nach Bauchgefühl verabschieden. Sie haben Zeit, Lieferanten auszuwählen und Ihre Bestellzeiträume genau zu planen. Nachfolgend finden Sie fünf Tipps zur Optimierung Ihres Einkaufsprozesses.

Meistern Sie Ihre historischen Daten

Analysieren Sie die Trends innerhalb Ihres Lagers. Ordnen Sie die Produkte mithilfe einer ABC-analyse ein. Indem Sie Einblick in Ihren Lagerbestand erhalten, können Sie sich auf die Runner konzentrieren und unnötige Lagerbestände vermeiden. Das hält die Lagerhaltungskosten gering.

Nutzen Sie Prognosen

Verwenden Sie historische Daten und das Fachwissen Ihrer Vertriebsmitarbeiter und/oder Ihres Marketingteams, um eine Prognose zu erstellen. Datengesteuerte Prognosen ermöglichen es Ihnen, bessere Kaufentscheidungen zu treffen und detaillierte Gespräche mit Ihren Lieferanten zu führen. Intern ermöglicht es Ihnen als Einkäufer, den Einkaufsprozess zentral in der Organisation zu platzieren.

Arbeiten Sie mit verschiedenen Lieferanten zusammen

Seien Sie flexibel und stellen Sie sicher, dass Sie nicht von einem Lieferanten abhängig sind. Auf diese Weise können Sie Markt- und/oder Lieferkettenveränderungen auffangen. Wählen Sie zuverlässige Lieferanten aus und pflegen Sie eine gute Beziehung zu ihnen. Analysieren Sie die Leistung Ihrer Lieferanten und verhandeln Sie bei Bedarf Bestellungen, Lieferzeiten und Preise.

Verfolgen Sie Ihre Lager-KPIs

Key Performance Indicators machen Daten konkret und messbar. Lager-KPIs geben Ihnen einen Einblick in die Wertentwicklung Ihres Lagers. Indem Sie diese Indikatoren häufig „tracken“, halten Sie den taktischen Teil des Kaufprozesses im Gleichgewicht.

Automatisieren Sie Ihre Einkäufe

Fügen Sie Ihrem Einkaufsprozess durch Automatisierung Skalierbarkeit hinzu. Lassen Sie Einkäufer sich auf die taktische Seite des Kaufprozesses konzentrieren, während die Einkaufsoptimierungssoftware Ihre Einkaufsagenda und Bestellberatung mit Echtzeitdaten aktualisiert.

Optimierung des Einkaufsprozesses durch Automatisierung

Geben Sie dem Einkauf eine zentrale Stelle in Ihrem Unternehmen und binden Sie mehrere Abteilungen in den Einkaufsprozess ein. Stellen Sie sicher, dass der Prozess flexibel ist und dass Ihre Käufer proaktiv sind. Indem eine Einkaufsoptimierungssoftware – wie die Angebote von Optiply – die operativen. Einkaufsaufgaben teilweise übernimmt, können sich Einkäufer auf die strategische und taktische Seite des Einkaufsprozesses konzentrieren. Smarte Software führt alles in einem System zusammen und sorgt für Skalierbarkeit. Durch die Optimierung des Einkaufsprozesses sparen Sie Zeit, reduzieren Bestandskosten und gleichen den Firmenbestand aus.

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