„Einfach und zuverlässig wie Sie mit Optiply den Einkaufsprozess automatisieren.“

Tamara Knulst, Einkauf & Category Management bei Leijtens Import
Header Leijtens Import
Ein Portfolio mit einer oder zwei Marken ist einfach zu verwalten. Aber wie wäre es, wenn Sie als Großhändler wachsen und Ihren Einkauf um zehn weitere Marken erweitern? Dabei ist es wichtig, den Überblick nicht zu verlieren und für einen konstanten Wareneingang zu sorgen. In diesem Fall erzählt Leijtens Import, wie sie ihren Einkaufsprozess und ihre Bestandsverwaltung mit Daten optimiert haben.

Ein umfangreiches Portfolio durch Automatisierung

Besserer Überblick über die Bestandsverwaltung und Bereitstellung von qualitativ hochwertigem Service

Echtzeiteinblick durch ABC-Kategorisierung

Mehr Kontrolle über Kaufentscheidungen durch den Austausch von Bauchgefühl gegen Daten

Ein übertragbarer Prozess

Einfacher Informationstransfer und Wissensaustausch mit Kollegen
ohne Einkaufskenntnisse

Leijtens Import: vom kleinen Parfümeriehändler zum Kosmetikgroßhändler

Was klein als Vertreiber in der Parfümerie begann, hat sich mittlerweile zu einem großen Namen in der Kosmetikindustrie entwickelt. Während Peter Leijtens weiterhin Geschäftsführer ist, haben sein Sohn Willem und seine Tochter Elise den Schritt unternommen, um das Unternehmen auf dem richtigen Weg zu halten. Im Laufe der Jahre hat Leijtens Import ein gutes Kundenportfolio aufgebaut. Sie beliefern Einzelhändler in Europa wie Douglas, ICI Paris, DA, Etos, Kruidvat und andere große Online-Player. Darüber hinaus betreibt der Beauty-Großhändler auch einen eigenen Webshop: Beautytasting.com. In den kommenden Jahren wird Wachstum die strategische Basis von Leijtens Import sein, wo es online ein großes Spielfeld gibt.

Leijtens Import - gevel

Mehr Personal und Zeitaufwand

Als Tamara Knulst als Einkäuferin bei Leijtens Import anfing, war sie zunächst als Markenmanagerin für eine Reihe von Kosmetikmarken tätig. Zusammen mit einigen anderen Markenverantwortlichen war jeder für seinen Einkauf verantwortlich. Im Zuge der Professionalisierung ist Tamara in den letzten zwei Jahren für den Einkauf in der Gesamtverantwortung zuständig.

In einem Showroom mit ausgestellten Kosmetikprodukten spricht Tamara über die Einkaufssituation. „Die Herausforderung lag darin, dass der bisherige Einkaufsprozess sehr zeitintensiv war.“ Um einkaufen zu können, wurden bestimmte Daten aus Exact Online extrahiert, wo Tamara zusätzliche Analysen in Excel durchführte. „Bei so vielen Produkten und Marken braucht es viel Zeit. Außerdem hat man nicht alles im Blick, was dazu führt, dass oft nach Bauchgefühl eingekauft wird.“

Dies war ein wichtiges Signal für das Management, nach einer Lösung zu suchen, die den Einkaufsprozess automatisiert. Hätte der Kosmetikgroßhändler Exact Online in Kombination mit Excel weitergeführt, hätte Leijtens Import einen zusätzlichen Einkäufer einstellen müssen. Zudem sei es dem Großhändler weniger gelungen, neue Marken in sein Portfolio aufzunehmen. „Ich denke, ein zweiter Einkäufer hätte ohnehin hinzukommen müssen. Und ich glaube nicht, dass wir unserem Portfolio so viele Marken hätten hinzufügen können.”

Automatisierung und Daten sorgen für ein größeres Produktportfolio

Durch die Automatisierung des Einkaufsprozesses konnte Leijtens Import wachsen. Es war wichtig, Produkte rechtzeitig zu bestellen. „Der Einkauf erfolgte pünktlich, sodass die Leute nicht mehr den Tatsachen folgen mussten. Wenn sie beispielsweise eine Woche später bestellt haben, machte sich das sofort in der Anzahl der Produkte bemerkbar, die sie nicht geliefert haben.“ Die Automatisierung hat es uns ermöglicht, einige Dinge zu ändern. „Als Ergebnis merkt man, dass die Kunden wirklich gerne mit Leijtens Import zusammenarbeiten.“ Seitdem sind Daten zu einem festen Bestandteil des Einkaufsprozesses von Leijtens Import geworden. Das Portfolio des Beauty-Großhändlers ist mittlerweile stark gewachsen, sodass sie nicht mehr ohne Daten arbeiten können.

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Mehr verfügbare Daten mit Exact Online

Eine wichtige Voraussetzung, um mit Optiply arbeiten zu können, war die Anbindung an Exact Online. „Optiply war einer der wenigen Anbieter mit einer Integration für unser ERP-System.“ Die Verknüpfung von Optiply und Exact dient vor allem der datengetriebenen Kaufberatung. „Wir bekommen jetzt wirklich eine Echtzeit-Mindest- und Höchstbestandsposition.“

Tamara gibt an, dass sie sich schnell auf das System verlassen konnte, weil das Quellsystem die richtigen Informationen weitergibt. Durch das Arbeiten mit einer ABC-Kategorisierung wird der Einkaufsprozess transparenter. Dies erleichtert das Arbeiten auf Artikelebene. „Ich finde es sehr nützlich, dass wir ABC-Kategorien haben. Manchmal hat man das Gefühl, dass ein Produkt gut ankommt. Letztendlich schneidet dieses Produkt weniger gut ab, weil es in die C-Kategorie fällt.“

„Auf Optiply konnten wir uns schnell verlassen. In Kombination mit den richtigen Informationen von Exact haben wir jetzt viel mehr Einblick darüber, was ein Artikel genau macht.“

Tamara Knulst

Einkauf & Category Management, Leijtens Import

Einfach zu bedienen und übertragbar

Als Tool ist Optiply ein benutzerfreundliches System. Optiply 2.0 hat diese Erfahrung noch besser gemacht. „Alles ist jetzt übersichtlicher für jeden Artikel und Lieferanten.“ Darüber hinaus macht das System Dinge leicht übertragbar. Die Einkaufsabteilung wurde vorübergehend von einem anderen Mitarbeiter übernommen: „Der hier neu eingestellte Mitarbeiter hat sich sehr schnell in Optiply eingearbeitet. Sie wies auch darauf hin, dass es ein nettes Werkzeug zum Arbeiten sei.“ Je benutzerfreundlicher ein System ist, desto kürzer ist der Zeitaufwand. Das ist für Tamara besonders wichtig, wenn man alleine in einer Abteilung arbeitet. Aufgrund möglicher Abwesenheit können Aufgaben schnell übernommen werden.

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Minimaler No-Sales durch korrekte Datennutzung

Auch auf Kundenseite bemerkt Leijtens Import die notwendigen Veränderungen. „Die Anrufe, die wir jetzt erhalten, warum ein Produkt nicht geliefert wurde, sind minimal geworden.“ Die vollständige Lieferung ist ein wichtiger Punkt für den Großhandel. So hat die Automatisierung beispielsweise auch großen Einfluss auf die Lagerverwaltung. Durch eine gute Einkaufs- und Lagerplanung werden neue Produkte konsequent und dosiert geliefert. „Die Leute im Lager sind diejenigen, die die Löcher in den Regalen physisch sehen. Jetzt koordiniere ich meine Einkaufsplanung so, dass die Produkte regelmäßig richtig ankommen.“ Damit zeigt das Lager von Leijtens Import an, dass die Regale richtig und ausgewogen gefüllt sind. So sorgt der Großhändler für eine bessere Verteilung eingehender Waren.

Ein automatischer Kaufprozess auf einfache und zuverlässige Weise

Mehr Übersicht, ein weniger zeitaufwändiger Einkaufsprozess und datengesteuerte Kaufentscheidungen bringen Leijtens Import 40 % Einsparungen bei den Lagerbeständen, ein Umsatzwachstum von 49 %, ein hohes Serviceniveau und weniger Ausfälle. Das sind tolle Ergebnisse für Tamara. „Mit Optiply hatte ich gehofft, dass ich viel weniger Zeit mit dem Einkaufen verbringen würde, und das ist definitiv erreicht worden.“ Leijtens Import ist es somit gelungen, eine gesunde Lagerposition zu erreichen. Das ist das Wichtigste für den Beauty-Großhändler. „Mit Optiply können Sie den Einkaufsprozess auf einfache und zuverlässige Weise automatisieren, was zu mehr Umsatz und einem gesunden Lagerbestand führt.“

Leijtens Import inkoop

Mit Optiply erreichte Leijtens Import:

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Weniger Lager

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Umsatzwachstum

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